Prozessoptimierung auf breiter Ebene

Letzthin hatte ich die Gelegenheit, die Produktionsstätte eines Schweizer Isolierglasherstellers zu besichtigen (absolut empfehlenswert!). Es ist wirklich klasse, wie die unzähligen Arbeitsschritte reibungslos kombiniert und die vielen Zwischenprodukte zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorhanden sind. Ohne diesen hohen Grad der Optimierung würde dies heute gar nicht mehr funktionieren, weder technisch noch wirtschaftlich.Dieser Besuch hat mich beflügelt, denn auch ich optimiere gerne meine Arbeitsprozesse. Nicht nur in Produktionsstätten oder auf der Baustelle lässt sich optimieren, viel Potenzial schlummert auch an unserem Büroarbeitsplatz. Viel kostbare Arbeitszeit geht oft durch Suchen der richtigen Unterlagen verloren. Organisationsexpertin Nicole Sehl hat zur Vermeidung von Stapeln ein empfehlenswertes Buch geschrieben. Mit ständigen Verbesserungen lassen sich «20% Prozent mehr Effizienz im Büro» herausholen, verspricht auch Jürgen Kurz, deutscher Bestsellerautor und Experte für Effizienz im Büro. Mittlerweile glaube ich ihm.Was sind mögliche Ansätze, um effizienter zu arbeiten?• Stapel auf Schreibtisch, Ablage und Fussboden eliminieren. Freier Schreibtisch – freier Kopf. Hierzu gibt es nützliche Tipps und Tricks von beiden Autoren. Einmal geschafft, soll dieser Zustand natürlich beibehalten werden, sodass Sie jeden Morgen ein leerer Schreibtisch erwartet.• Digitaler Arbeitsplatz: den Desktop aufräumen. Auch hier können sich Stapel bilden, welche teilweise nur durch die Grösse oder die Anzahl Bildschirme begrenzt werden.• E-Mail-Flut einschränken. Ein Beispiel: Kurze (interne) E-Mails nur in der Betreffzeile schreiben: «Termin vom 20.06.2019; 10:00 geht in Ordnung ///» (abgeschlossen werden diese Kurznachrichten mit EOM – End of Message oder mit ///). E-Mails verarbeiten, statt sie nur zu sichten (löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten, terminieren). «Quicksteps» im Outlook nutzen, um mehrere Schritte mit einem Klick zu erledigen. Es ist erstaunlich, wie befreiend ein aufgeräumter E-Mail-Posteingang sein kann.• Bei Excel und Word für häufig verwendete Befehle und Funktionen Makros einrichten, um mehrere Arbeitsschritte mit nur einem Klick zu erledigen.Die Auflistung ist natürlich unvollständig und zu knapp formuliert, als dass Sie allein damit 20% mehr Effizienz herausholen könnten – sie dient nur als kleiner Einblick. Die ganzen Themen wie Datenablage, das Arbeiten im Team, Termine, Sitzungen, Aufgaben, blockweise Arbeiten und vieles mehr wurden hier noch gar nicht erwähnt.Ausführlicher ist das Vorgehen in der Literatur beschrieben. Falls Bücherlesen nicht so Ihre Sache ist, versuchen Sie es mit Hörbüchern, besuchen Sie entsprechende Weiterbildungen oder holen Sie sich einen Coach ins Haus. Seien Sie unermüdlich wie die Schweizer Glasproduzenten, optimieren Sie Ihre Büroprozesse und werden dadurch arbeitstechnisch und wirtschaftlich effizienter. Reto Meili SIGAB, Schweizerisches Institut für Glas am Bauwww.sigab.ch