Juni 2024
IT im Metallbau
Es braucht eine Strategie für die digitale Transformation im KMU
Dieser Beitrag hat zum Ziel, KMU-Inhaber zu sensibilisieren, ja gar aufzuwecken. Dabei werden Probleme und Fehler aufgegriffen, die für eine Strategie der digitalen Transformation zentral sind. Die Autoren erläutern Schwachstellen, die sie bei ihrer Arbeit im KMU-Umfeld immer wieder erkennen. Zudem zeigen sie Lösungsansätze auf.
Um es direkt vorwegzunehmen, der wichtigste Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche digitale Transformation ist die ganzheitliche Unternehmensbetrachtung. Wie sieht die Realität aus?
Eine Softwarelösung beschaffen und die Probleme sind gelöst – so die vorherrschende Meinung bei vielen KMU-Inhabern. Ähnlich der Situation, wenn an einem Auto der Lack poliert wird, damit es wieder schön aussieht – ob es fährt oder nicht, ist zweitrangig. Zwar sind die isoliert betrachteten Probleme kurzfristig meist gelöst, jedoch entsteht dadurch eine Silo-Softwarelandschaft (siehe Grafik) und diese wiederum erzeugt neue Problemfelder. Die Konsequenz ist eine kostspielige IT-Landschaft, Schnittstellen, die vielfach nicht zielführend funktionieren, umständliche Arbeitsweisen (Medienbrüche, Mehrfacherfassung von gleichen Informationen etc.). Im Endeffekt erzeugt diese Situation frustrierte Mitarbeitende – weil es umständlich ist zu arbeiten und die Qualitäten der Informationen bei näherer Betrachtung nicht optimal sind. Auch in Zeiten von Fachkräftemangel werden damit keine innovativen Mitarbeitenden angelockt.
Nun, diese Vorgehensweise entspricht den Anfängen der Digitalisierung – natürliches Wachstum einer IT-Landschaft.
Dazu entstehen unter anderem folgende Fragestellungen:
- Wurde die IT-Landschaft aufgrund des natürlichen Wachstums jemals gesamtheitlich konsolidiert?
- Wurde erhoben, wer in welcher Rolle welche Informationen mit welcher Software erzeugt oder pflegt?
- Sind Rollenbeschreibungen für die Mitarbeitenden vorhanden, in denen der Auftrag, die Kompetenz und die Verantwortung festgelegt sind?
- Gibt es eine Prozessbeschreibung, oder sind diese Prozesse lediglich in den Köpfen der Mitarbeitenden?
- Wurde eine Gesamtsicht über die IT-Landschaft erarbeitet, bei der das generelle Optimierungspotenzial (z.B. Medienbrüche, redundante Informationserfassung etc.) eruiert wurde?
- Besteht für das Optimierungspotenzial eine Roadmap mit einer Übersicht der Abhängigkeiten und Prioritäten mit deren zeitlichen Angaben für die Umsetzung?
- Wird nur im KMU oder wird auch am KMU gearbeitet oder liegt der Fokus auf dem Tagesgeschäft?
- Finden Bedürfnisse / Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden Gehör?
Informatik-Dienstleister – ein Hauptakteur bei einer digitalen Transformation?
Bei der Frage an die KMU-Inhaber, wer sich um die Informatik in ihrem Unternehmen kümmert, hören wir meistens «wir haben einen IT-Dienstleister».
Ein IT-Dienstleister kümmert sich von Haus aus um das Thema Hard- und Software. Diese Komponenten haben unbestritten ihre Berechtigung, und diese Kompetenzen sind erforderlich. Es handelt sich dabei um eine isolierte Sicht. Aber wer kümmert sich um die ganzheitliche Unternehmensbetrachtung? Ein IT-Dienstleister hat andere Kompetenzen. Er kann es nicht und fühlt sich ausschliesslich für die korrekte Implementierung von Hard- und Software verantwortlich. Genau da entsteht eine grosse Lücke und erfordert ein Umdenken der KMU-Inhaber. Die Kompetenz der ganzheitlichen Unternehmensbetrachtung mit dem Fokus Informationen (Prozesse) ist zentral, um die IT-Bedürfnisse (Komplexität) optimal umsetzen zu können. Grosse Unternehmungen habe dies seit längerer Zeit erkannt. Sie setzten die Rolle des Business-Analysten ein. Er hat die Aufgabe, die Business-Bedürfnisse zu verifizieren und aufzunehmen. In Zusammenarbeit mit den IT-Fachkräften stellt er eine zielführende Umsetzung sicher. KMU sind zwar kleiner, jedoch unterscheiden sich die Anforderungen nur marginal. KMU-Inhaber verfügen nicht über das Wissen und die Zeit, die Arbeit eines Business-Analysten anzugehen – es fehlen die Kenntnisse für das optimale Wachstum.
Rolle der Mitarbeitenden bei einer digitalen Transformation
Die Mitarbeitenden sind die wichtigste Ressource in einem Unternehmen. Mitarbeitende wissen in der Regel genau, was im Unternehmen gut und was weniger gut läuft. Werden sie danach gefragt oder sind sie einfach da, um zu arbeiten?
Dieses Potenzial wird im Rahmen einer digitalen Transformation viel zu wenig angezapft. Da kommt der KMU-Inhaber von einer Messe zurück, hat eine Software kennen gelernt und schon wird sie im Unternehmen eingeführt. Vergleiche mit anderen Produkten in einer fundierten Evaluation finden nicht statt. Den Mitarbeitenden wird die neue Software vorgesetzt und der KMU-Inhaber ist dann der Meinung, dass die Mitarbeitenden gerne damit arbeiten. Dies kann sein, kann aber auch nicht sein.
Bei einer Strategie für die digitale Transformation ist es unabdingbar, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen und im Transformations-Projekt mitarbeiten zu lassen. Weiter gehört in die Strategie auch ein Informationskonzept.
Menschen lieben Gewohnheiten, und Veränderungen machen ihnen Angst. Wenn die Mitarbeitenden abgeholt und mit einbezogen werden(die Betroffenen zu Beteiligten machen), stehen sie den Veränderungen engagiert, motiviert und positiv gegenüber.
«Die Mitarbeitenden sind die wichtigste Ressource in einem Unternehmen. Mitarbeitende wissen in der Regel genau, was im Unternehmen gut und was weniger gut läuft.»
Künstliche Intelligenz (KI)
Das Thema künstliche Intelligenz nimmt langsam Fahrt auf – ein Quantensprung in der Digitalisierung? Doch ein Grossteil der KMU sind leider, was die Ausprägung und Priorität der Informatik betrifft, noch sehr weit von einem Quantensprung entfernt und befinden sich, wie dargelegt, noch immer in den Anfängen. So haben zwischen 70% und 80% der KMU ihre IT-Infrastruktur immer noch als On-Prem ausgelegt, organisieren ihr Unternehmen mit Hilfe von MS Excel und betreiben, wie bereits erläutert, eine Silo-Softwarelandschaft.
Ein IT-Dienstleister liefert dem KMU-Inhaber sehr gerne die Technologie dazu. Wird vorher keine ganzheitliche Unternehmensbetrachtung vorgenommen, die natürlich gewachsene IT-Infrastruktur zu analysieren und zu konsolidieren, wird es schwer, mit einer KI nutzbringend zu Arbeiten – schlechte Informationsqualität erzeugt schlechte Resultate auch mit einer KI – Shit in, Shit out.
Zusammenfassung
«Wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit!»
Es ist bemerkenswert wie viele die Zeichen der Zeit leider noch nicht erkannt haben. Da sind KMU-Inhaber gefordert! Lieber wird selbst «gebastelt» und punktuell etwas getan, als Kompetenz und Erfahrung anzufordern, um die Dinge gesamtheitlich richtig zu tun.
Informatik ist unbestritten preisintensiv. Wird die Informatik effizient genutzt, dann relativiert sich der Preis. Dies setzt voraus, dass Informatik auch professionell in allen Facetten betrachtet und eine gesamtheitliche Transformation im Unternehmen angegangen wird.
«Weil nur eine ganzheitliche Unternehmensbetrachtung den kurzfristigen und nachhaltigen Unternehmenserfolg garantiert.» Das erzeugt optimales Wachstum!
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