Führung

Delegieren – Entlastung durch Weiterleiten

Text: Dipl. Betriebswirt Rolf Leicher, Heidelberg / Bild: Redaktion

Aufgaben abzugeben sah man nicht immer positiv: «Es geht schneller, wenn ich die Arbeit selber mache», «Ich verliere die Übersicht, wenn ich delegiere». Wer nicht delegiert, arbeitet länger, arbeitet mehr und macht die Mitarbeitenden unselbständig. Verantwortung zu übergeben, bedeutet für den Chef oder Vorgesetzten keinen Verlust an Autorität, auch dann nicht, wenn jemand aus dem Team die aufgrund seiner Qualifizierung oder Routine delegierte Aufgabe schneller und besser erledigt als der Chef selbst. Beim Fussball muss der Spieler den Ball abgeben können, wenn ein Teamkollege besser auf dem Feld steht und die grössere Chance hat, das Tor zu schiessen. Delegieren kann zum Problem werden, wenn es um die Lieblingsbeschäftigung des Chefs geht. Dann müsste er das abgeben, was er gerne selbst macht.
Mitarbeitende müssen in den Delegationsbereich hineinwachsen, die notwendige Sicherheit gewinnen und sich an die Übernahme der Verantwortung gewöhnen. Während dieser Anlaufzeit werden Übergangsschwierigkeiten in Kauf genommen. Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn es zu Problemen kommt. Die gründliche Einweisung in die Aufgabe kann auch vom sachkundigen Kollegen übernommen werden. Unter- oder Überforderung wirkt demotivierend und verursacht Fehler. Der ehrgeizige Mitarbeitende stösst bei der Übernahme von Verantwortung auch mal an seine Leistungsgrenze. Dabei unterscheiden sich die Mitarbeitenden. Der Arbeitstyp «Skeptiker» hat Bedenken, ob er eine schwierige Aufgabe schafft. Sein Kollege vom Typ «Selbstbewusster» nimmt ohne Zögern die neue Aufgabe an und macht sich keine grossen Gedanken über den Schwierigkeitsgrad.

Delegation aus Sicht des Chefs

Delegieren heisst, die Eignung eines Mitarbeitenden zu nutzen, wenn dieser auf einem Fachgebiet besser ist. Irgendein Mitarbeiter ist auf irgendeinem Fachgebiet besser als sein Vorgesetzter. Das macht Mitarbeitende stolz, sie fühlen sich unabkömmlich, das darf den Vorgesetzten nicht stören. Alle Aufgaben, die nicht unmittelbar mit der Führung zu tun haben, sind delegierbar. Aufgaben, die zur Betriebsführung gehören, bleiben beim Vorgesetzten, sind nicht delegierbar. Am besten notiert man auf einer Liste alle regelmässig vorkommenden Tätigkeiten und überlegt, welche Mitarbeitenden was übernehmen könnten. Bei der Einführung der Delegation ist eine gewisse Anlaufzeit notwendig: In dieser Zeit sollen Mitarbeitende in ihren Delegationsbereich hineinwachsen, die notwendige Sicherheit und Routine gewinnen. Wenn der Delegationsbereich aus Sicherheitsgründen zusätzlich an einen Kollegen übertragen wird, weil der Chef meint, «doppelt hält besser», zeigt das Misstrauen und demotiviert.
Ohne lange Diskussion kann man per Arbeitsanweisung auch delegieren. Das passt aber nicht zum kooperativen Führungsstil und enttäuscht die Mitarbeitenden. Delegation setzt voraus, dass man Vertrauen zu den Mitarbeitenden hat. Oft wird dem gesamten Team eine Aufgabe delegiert und man einigt sich unter den Mitarbeitenden, wer was macht. Dadurch entstehen Diskussionen, von denen der Vorgesetzte nichts mitbekommt. Delegation nach SMART hat sich gut bewährt. S bedeutet spezifisch, eine Aufgabe so konkret wie möglich erklären. M bedeutet messbar machen, die Grössen und Werte bestimmen. A bedeutet attraktiv, die Arbeit sollte reizvoll sein, eventuell durch Prämien. R bedeutet realistisch, der Mitarbeitende muss die entsprechende Kompetenz besitzen. T bedeutet Termine zur Erledigung festlegen.
  

 

«Delegieren heisst, die Eignung eines Mitarbeitenden zu nutzen, wenn dieser auf einem Fachgebiet besser ist.» Rolf Leicher

 

Delegation aus Sicht der Mitarbeitenden

Wenn Arbeiten neu eingeteilt werden, muss der Mitarbeitende Arbeiten abgeben, die er gut kann und gerne getan hat. Das führt zu unliebsamen Diskussionen. Am Anfang wird der Mitarbeitende mit einer neuen Aufgabe noch nicht vertraut sein, er wird sein Arbeitstempo verlangsamen.
Der Mitarbeitende muss bereit sein, eine delegierte Aufgabe anzunehmen. Er darf nicht schon überlastet sein, sollte zeitlich und fachlich in der Lage sein, die Aufgabe anzunehmen. Gelegentlich sperren sich Mitarbeitende gegen Delegation «Was soll ich denn noch alles machen?», stellt sich die Frage. Da wird dann «Überlastung» als Grund genannt. Oft muss er dafür eine andere Aufgabe, die er gerne erledigt hätte, abgeben und muss sich in das neue Aufgabengebiet einarbeiten. «Es ist, als würde man mir den Boden unter den Füssen wegziehen», erklärte eine Mitarbeiterin, als eine Kollegin ihre liebgewonnene Arbeit übernahm. Für mehr Einsatz und Verantwortung entstehen bei Mitarbeitenden auf jeden Fall Erwartungen. Man stellt sich die Frage, ob eine zusätzliche Aufgabe auch eine Gehaltserhöhung rechtfertigt, und in welcher Höhe.
  

Vorübergehend oder dauerhaft

Zu unterscheiden sind vorübergehendes und dauerhaftes Delegieren einer Aufgabe. Bei Urlaubsabwesenheit werden Aufgaben bis zur Rückkehr des Mitarbeitenden an Kollegen delegiert, ebenso bei Krankheit. Das ist üblich und kann nicht zurückgewiesen werden. Vorgesetzte haben schliesslich das Weisungsrecht, wenn es sich um zumutbare Arbeiten handelt. Ansprüche des Mitarbeitenden auf mehr Gehalt oder zusätzliche freie Zeit bestehen nicht, sofern der zumutbare Rahmen eingehalten wird. Was unzumutbar ist, muss im Einzelfall geprüft werden.  ■